hugo céspedes a.
"Junta Directiva (Consejo de Administración o Directorio)"
El "Consejo de Administración o Directorio" es una de las formas que puede adoptar el órgano de administración y representación de una empresa. Es la forma que se ha de elegir siempre que la administración de la sociedad se confíe conjuntamente a más de dos personas. El Directorio o Junta Directiva es el órgano de gobierno ejecutivo de mayor responsabilidad administrativa, civil y penal en una organización que representa los intereses de los accionistas, ejerce la representación legal de la empresa, define las políticas empresariales y se encarga principalmente de la función directiva y prospectiva del negocio.
Al caracterizarse el Consejo por su naturaleza de órgano colegiado, que adopta sus decisiones por mayoría, se evita que la posible existencia de tres o más administradores con facultades conjuntas pueda entorpecer o dificultar el proceso de toma de decisiones. Este sistema de administración cuenta con una larga tradición en la práctica societaria, fundamentalmente en las sociedades.
Los miembros del Consejo son antes que nada "Administradores", que quedan sometidos por tanto al régimen general propio de estos. La organización interna del Consejo puede ser libremente acordada por cada sociedad. No obstante, existen una serie de elementos obligatorios en casi todas las legislaciones.
En concreto, se establece que un "Consejo de Administración" tiene como obligación:
La reunión del Consejo deberá ser convocada por el presidente o el que haga sus veces de tal.
El Consejo queda válidamente constituido cuando concurran a la reunión, presentes o representados, la mitad más uno de sus componentes.
Con carácter general, y salvo que los estatutos determinen una mayoría más amplia, los acuerdos del Consejo se adoptan por mayoría absoluta de los consejeros concurrentes a la reunión.
La ley exige también que las discusiones y acuerdos del Consejo se lleven a un libro de actas, habiendo de ser firmadas por el Presidente y el Secretario.
CÓMO SE CONFORMA UN CONSEJO DIRECTIVO PROFESIONAL.
Los miembros del Directorio o Junta Directiva son designados por los accionistas a través de la Junta General de Accionistas o su equivalente para representar sus intereses, sin embargo, para su conformación podemos reconocer la necesidad de integrar hasta tres tipos de Directores: Directores Ejecutivos, Directores No Ejecutivos, Directores Independientes.
Los Directores Ejecutivos: son los que tienen funciones directas de alta dirección dentro de la empresa y están directamente vinculados a la gestión de la misma. No son independientes.
Los Directores No Ejecutivos: Son externos a la compañía y representan los intereses de los distintos grupos mayoritarios de accionistas pero no tienen una participación ejecutiva en la gestión del negocio. Pueden ser accionistas o representantes de accionistas.
Los Directores Independientes: Son los que están designados principalmente para proteger los intereses del accionista minoritario. No pueden ser accionistas ni estar relacionados con ellos, no pueden ser clientes ni proveedores del negocio y deben ser profesionales altamente calificados con amplia experiencia, solvencia moral y reconocida reputación para agregarle valor al Directorio de la empresa.
En el caso de los Directores Independientes se recomienda que por lo menos uno de ellos tenga una amplia experiencia en el sector financiero o sea considerado un experto en el modelo económico-financiero en el que la empresa opera, de la misma forma, se requiere por lo menos uno de ellos tenga una gran experiencia en excelencia operativa o en todo caso sea un experto en el modelo operacional de negocio que enmarca la empresa y finalmente se recomienda que por lo menos uno de ellos tenga una sólida experiencia en el sector público o regulatorio-público marco donde opera la empresa.
Finalmente, como criterio de operación el Directorio o Junta Directiva, esta debe regular su mecanismo de operación así como la frecuencia de reuniones, mecanismos de convocatoria, instalación de sesiones y mecanismos de adopción de acuerdos conforme a los estatutos de la sociedad empresarial a la vez que definir objetivos, metas, funciones, responsabilidades y autoridades para desarrollar la función directiva y prospectiva de la empresa
CONSEJERO DELEGADO.
Por su carácter colegiado y corporativo, el consejo es un órgano poco adecuado para atender de forma continua y eficaz a las múltiples cuestiones de la gestión social. Por ello y al objeto de agilizar la administración ordinaria es frecuente que el consejo delegue las actividades normales de la gestión social en alguno o varios de sus miembros. Esta potestad de delegación se presenta como una manifestación de la libertad organizativa del propio consejo. El consejero o consejeros delegados debe moverse en la órbita de los poderes recibidos por el consejo, sin rebasar los límites establecidos en el acuerdo de delegación y responde en otro caso de su extralimitación.
CONSEJERO DOMINICAL.
Los "Consejeros Dominicales" son los que forman parte del "Consejo de Administración" por su condición de accionistas de la sociedad, con una participación significativa en el capital de la entidad, o con vinculación a un accionista significativo.
CONSEJERO INDEPENDIENTE.
Los "Consejeros Independientes" son miembros del "Consejo de Administración" que no representan a los grupos de accionistas que controlan y dominan una sociedad ni tampoco al equipo directivo de la entidad. Deben defender los intereses del conjunto de todos los accionistas, especialmente los minoritarios y los pequeños accionistas que no tienen representación directa en el consejo.
FUNCIONES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.
El Consejo desarrolla dos funciones principales por lo general:
La orientación de la política de la compañía: Los Consejeros actúan como asesores en la organización, gracias a la información sobre la organización o el entorno que poseen, sus experiencias, conocimientos, enriquecen la toma de decisiones en la compañía. Se observa que la eficiencia en la función de asesoramiento aumenta con el tamaño del consejo y con la presencia de independientes, que poseen generalmente una amplia experiencia, ya que habitualmente participan o han sido miembros de otros consejos, lo que enriquece la visión que puedan tener sobre un determinado asunto, y, además, suelen ser profesionales que cuentan con un reconocido prestigio en este campo.
El Control de los Gestores y Servir como Enlace con los Accionistas: El Consejo debe actuar como instrumento de control para supervisar la gestión llevada a cabo por los directivos de la empresa, para tratar de reducir los conflictos de intereses que se puede crear entre los directivos y los inversores cuando existe una separación entre la propiedad y la gestión. El conflicto se puede producir también entre accionistas mayoritarios y minoritarios, y en estos caso el consejo debe velar para que no sean lesionados los intereses de estos últimos. Así, el consejo de administración debe salvaguardar los intereses de los pequeños accionistas, evitando que la divergencia de intereses existente entre accionistas mayoritarios y minoritarios conduzca a un perjuicio o expropiación de los pequeños inversores.
Para conseguir esto se recomienda una serie de acciones entre las que las más destacadas son las relativas a la composición del Consejo, en el que deben entrar a formar parte los llamados "consejeros independientes", el derecho de información y las retribuciones de los consejeros y los gestores de la sociedad.
En cuanto al tamaño del Consejo, se recomienda por lo general que el número de Consejeros se debe mantener entre 5 y 15. Se recomienda igualmente que los Consejeros Dominicales e Independientes deben representar una amplia mayoría sobre los ejecutivos y que los Consejeros Independientes deberían representar al menos un tercio del total.
Otras Funciones del Directorio o Junta de Administración:
Las funciones del Directorio o Junta Directiva deben estar siempre alineadas con las dimensiones organizacionales clásicas de planificación, ejecución, análisis, control y mejora de las actividades de la organización. En ese contexto, las principales funciones del Directorio o la Junta Directiva son las siguientes:
Planificar la dirección prospectiva de largo plazo de la estrategia del negocio.
Planificar la formulación e implementación de las políticas de la organización.
Planificar los Objetivos y Metas empresariales que sean estratégicos para el largo plazo de la organización.
Ejecutar la dirección de la administración en el marco político y estratégico definido mayo de 2018
Ejecutar la política de inversiones de la empresa en los activos y negocios que sean necesarios para garantizar su subsistencia, crecimiento y desarrollo en el largo plazo de la sociedad empresarial.
Ejecutar la política de investigación, desarrollo e innovación para garantizar la subsistencia, oportunidades y crecimiento del negocio en el largo plazo.
Ejecutar la política de consejo a la Gerencia General y a propuesta de esta cuando sea necesario a las otras gerencias sobre algún tema o materia que requiera consejo, asesoramiento y transferencia de experiencia del Directorio o alguno de sus miembros.
Analizar y evaluar permanentemente los riesgos financieros, operacionales, logísticos, comerciales, sociales, ocupacionales, ambientales, laborales y reputacionales del modelo de negocio para tomar medidas preventivas para el control de la gestión
Controlar los niveles de riesgo a los cuales la organización se somete en el marco de sus políticas para mantenerlos dentro de niveles aceptables para los estándares, valores y principios de la compañía.
Evaluar permanentemente el desempeño empresarial de la compañía para adoptar acciones de mejora que permitan el logro de los Objetivos y Metas de la empresa.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE ADMINISTRACIÓN O DIRECTORIO:
Velar por los intereses del accionista en el contexto de máximo respeto al marco regulatorio, social, ético y ambiental de las partes interesadas.
Velar por el cumplimiento de las Políticas y Objetivos-Metas de la empresa.
Ejecutar los acuerdos de la Junta General de Accionistas.
Formular los Estados Financieros y la propuesta de distribución de utilidades para someterlos a la Junta General de Accionistas.
Formular la Memoria Institucional de la Compañía.
Representar a la empresa en términos legales ante las autoridades legales y regulatorias y morales ante la opinión pública, los medios de comunicación y las partes interesadas vinculadas al negocio de la empresa.
Controlar el desarrollo de las actividades de la compañía en condiciones normales, anormales y de emergencia según el contexto de su desarrollo empresarial.
ALGUNAS PRIORIDADES DE LA JUNTA DIRECTIVA O DIRECTORIO.
Designar al Gerente General y al Auditor Interno de la empresa
Aceptar la renuncia de sus miembros y declarar las vacantes que se generen mayo de 2018
Reglamentar el funcionamiento operacional del Directorio, incluyendo la determinación del número de miembros, la frecuencia de reuniones, el tiempo por sesión y una distribución plural de miembros entre hombres y mujeres profesionales de acuerdo a sus calificaciones.
Otorgar poderes y delegar facultades en el marco del acuerdo societario
Aprobar el Presupuesto de la Empresa.
Aprobar los contratos y acuerdos estratégicos que la compañía celebre con cualquier tercero en coordinación con la Gerencia General y a propuesta de misma, así como suscribir los contratos tácticos y operativos que la Gerencia General haya adoptado en aplicación de sus atribuciones delegadas.
Intervenir por medio de la Gerencia o directamente si es necesario para eliminar cualquier irregularidad o falta que se pueda presentar en la gestión o que represente un riesgo para la sociedad empresarial.
CÓMO SE ORGANIZA EL TRABAJO DE LA JUNTA DE ADMINISTRACIÓN O DIRECTORIO.
El trabajo del Directorio o la Junta Directiva se organiza enfocando el contenido de las sesiones con la finalidad de alcanzar los Objetivos y Metas de la organización y obtener así resultados concretos de la aplicación de las políticas directivas en los distintos aspectos que el negocio requiere.
Para lograr este propósito el Directorio o la Junta Directiva hace uso de órganos de apoyo normalmente denominados Comités, los cuales se conforman exclusivamente con el objetivo de procurar mayor efectividad en el desarrollo de las políticas directivas y a la vez brindar soporte y recomendaciones al Directorio en los temas específicos para los cuales son conformados.
Los principales comités a estructurarse son los siguientes:
- Comité de Planificación
- Comité de Finanzas e Inversiones
- Comité de Sostenibilidad y gestión de Stakeholders
- Comité de Gestión del Talento y Compensaciones
- Comité de Gobierno Corporativo
- Comité de Auditoría y Gestión de Riesgos
Con la finalidad de introducir el liderazgo independiente en la toma de decisiones, se recomienda que los Comités derivados del Directorio estén presididos preferentemente por Directores Independientes. De igual forma, se recomienda que cada Comité tenga una conformación mínima de 3 Directores y que sus sesiones tengan una frecuencia mínima de 2 veces al año levantándose siempre un Acta formal por cada sesión directiva. De igual forma se recomienda que por cada Comité se designe un grupo específico de colaboradores internos de la compañía que estén relacionados con el propósito del Comité y que puedan facilitar la información necesaria para el correcto trabajo de cada Comité.
INFORMACIÓN QUE REQUIERE UNA JUNTA DE ADMINISTRACIÓN O DIRECTORIO CORPORATIVO.
El Directorio o Junta Directiva debe recibir previamente a cada sesión un conjunto de documentos con la información revisada y comentada que se vuelve clave para la toma de decisiones en el Directorio. Se recomienda enviar esta información a los Directores de manera confidencial con por lo menos 1 semana de anticipación a la fecha acordada de la
sesión del Directorio.
La documentación mínima que el Directorio debe recibir se compone de lo siguiente:
Agenda y copia de las actas del Directorio anterior
Resumen de los principales acontecimientos
Resumen de correspondencia con los inversionistas y accionistas
Tablero de indicadores estratégicos
Resumen de los estados financieros
Resumen del avance de los objetivos-metas y programas
Reporte de riesgos
Resumen de los informes externos legales y regulatorios
Informes de los Comités del Directorio
Proyecciones financieras y operacionales
Reporte de la situación tributaria y patrimonial
Reportes clave de los procesos de la organización que la gerencia debe informar.
La Agenda del Directorio o Junta Directiva debe ser una guía capaz de mostrar el objetivo de la reunión con una perspectiva esquemática general de los temas a tratarse durante la sesión así como incluir los temas pendientes de la reunión anterior que no alcanzaron a ser analizados y discutidos. La Agenda proporciona una guía orientativa de gran utilidad para establecer los temas clave que deben discutirse para la toma de decisiones en la organización.
Las Actas del Directorio constituyen el testimonio formal clave de la toma de decisiones de cada sesión y deben ser numeradas, preservadas y custodiadas con el debido control de documentos bajo responsabilidad legal de la administración de la empresa.